Der Druckertyp, den Sie in einem Bürobedarfsladen abholen würden, wird ihn zumindest in den meisten Fällen nicht für den geschäftlichen Gebrauch ausschneiden. Selbst kleine Büros benötigen in der Regel weitaus anspruchsvollere Maschinen für Effizienz und Produktivität.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich für Netzwerkdrucker, die von mehreren Benutzern genutzt werden können, anstatt für einzelne Drucker für jeden Schreibtisch. Diese Maschinen sparen Ressourcen und halten in der Regel viel länger als herkömmliche Sorten. Sie bieten auch schnellere Druckgeschwindigkeiten, bessere Handhabung und fortschrittliche Veredelungsmöglichkeiten. Die meisten sind auch in der Lage, zu kopieren, zu scannen, zu mailen und zu faxen.
Vernetzte Business-Drucker sind in Hunderten von Modellen und in verschiedenen Typen erhältlich, alle mit unterschiedlichen Funktionen und Fähigkeiten, die den Kaufprozess erschweren können. Sie können verkabelt oder drahtlos, mit Laser, LED, Inkjet oder Festtinte, monochrom oder farbig sein. Einige sind mit dem mobilen Drucken kompatibel, während andere nicht kompatibel sind. Sie werden auch große Unterschiede in den Kosten finden.
In diesem Einkaufsführer werden wir Ihre Optionen aufschlüsseln, um den Kaufprozess zu vereinfachen. Wir erklären die Arten von Geschäftsdruckern, verfügbare Funktionen und Fähigkeiten, Netzwerkoptionen, Kosten und Zahlungsoptionen. Außerdem geben wir Ihnen einige praktische Tipps zur Auswahl des richtigen Anbieters.
Arten von Geschäftsdruckern
Laser/LED
Laser- und LED-Drucker, die sich sehr ähnlich sind, sind mit Abstand die beliebtesten im Büro. Mit einer Lichtquelle projizieren sie ein Bild auf eine rotierende Trommel, die dann den Toner auf das Papier überträgt. Diese sind zuverlässig und schnell und produzieren qualitativ hochwertige Texte. Die Speicher- und Festplattenfunktionen sind ideal für Netzwerke. Die laufenden Kosten sind angemessen, da der Toner im Vergleich zu anderen Druckverfahren relativ günstig ist.
Auf der anderen Seite sind Laser- und LED-Drucker im Vorfeld teuer. Sie sind auch nicht ideal für den Fotodruck.
Tintenstrahl
Tintenstrahldrucker sind häufiger im Privatgebrauch und im Heimbüro zu finden, obwohl sie für einige kleine Unternehmen geeignet sind. Diese funktionieren, indem sie flüssige Tinte durch einen Stecknadelkopf spritzen. Tintenstrahldrucker sind im Voraus günstiger und die Fotoqualität ist hoch, so dass sie sich hervorragend für Broschüren, Flyer und Dokumente mit Grafiken eignen. Sie können auf vielen Arten von Materialien drucken.
Obwohl es möglich ist, einen Tintenstrahldrucker in Büroqualität mit Netzwerkfähigkeit zu finden, sind diese seltener. Dies ist vor allem auf die hohen laufenden Kosten für den Farbwechsel zurückzuführen, was für den Großauflagendruck nicht sinnvoll ist. Diese Drucker sind auch viel langsamer. Ein Solides Beispiel für einen Bürodrucker im kleinen Segment wäre der Canon MG 3550 Treiber, nicht sehr schnell aber dafür Zuverlässig und Wartungsarm.
Zusätzliche Druckertypen
Zu den weniger verbreiteten Druckertypen gehören:
– Solid-Ink-Drucker, die Blöcke aus farbigem Wachs auf Papier schmelzen. Diese sind in der Regel mit Laserdruckern in Schwarz-Weiß-Druckqualität, Zuverlässigkeit und laufenden Kosten vergleichbar, aber sie sind dem Farbdruck überlegen. Sie sind außerdem kleiner und kompakter. Solid-Ink-Drucker sind jedoch anfällig für Verschmutzungen. Und weil sie weniger verbreitet sind, gibt es weitaus weniger Modelle, aus denen man wählen kann.
– Snapshot-Drucker, die nur Bilder drucken. Die Fotoqualität ist viel höher als bei anderen Druckertypen. Diese sind für den Heimgebrauch gebräuchlicher, aber sie können auch Geschäftsanwendungen haben.
– Farbsublimationsdrucker, die der Fotoqualität durch die Verwendung von wärmeübertragenem Farbstoff sehr nahe kommen. Typischerweise sind diese Drucker für Unternehmen wie Grafikdesigner reserviert, die eine hervorragende Bildqualität aufweisen müssen. Die Kosten pro Seite sind extrem hoch – oft $2 oder mehr.
Kabelgebundene vs. drahtlose Drucker
Die meisten von uns verwenden drahtlose Drucker zu Hause. Warum sollten Sie sich Gedanken über den Anschluss Ihres Computers machen, wenn Sie von überall her drucken können? Kabelverbindungen sind jedoch in der Regel schneller, zuverlässiger und weitaus sicherer, was allesamt in Geschäftsumgebungen wichtig ist, in denen Drucker häufiger und von mehr Personen gleichzeitig genutzt werden. Drahtlose Setups hingegen sind flexibler und kostengünstiger in der Bereitstellung. Sie sind auch mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets kompatibel.
In unserer zunehmend mobilen Welt entscheiden sich viele Unternehmen – insbesondere große Unternehmen – für die Installation von Anwendungen, die mobiles Drucken entweder durch Anschluss des Geräts an den Drucker oder über eine Wi-Fi- oder Bluetooth-Verbindung ermöglichen. Dies wird oft als Cloud-Druck oder mobiler Druck bezeichnet. Nicht alle Drucker sind mit dieser neuen Technologie kompatibel, aber es ist eine Überlegung wert, wenn Sie über eine hochmobile und zuverlässige Belegschaft verfügen. Einige Office Printer sind auch mit mobilen Drucktechnologien wie Apple AirPrint, HP ePrint und Google Cloud Print kompatibel, aber das ist etwas, das Sie überprüfen müssen.
Farbe vs. Monochrom
Wenn Sie nur einfache Geschäftsdokumente im Klartext drucken – Tabellenkalkulationen, Memos und Briefe – ist Monochrom wahrscheinlich in Ordnung. Wenn Sie Grafiken, benutzerdefinierte Logos oder Dokumente mit Diagrammen und anderen visuellen Elementen drucken müssen, sollten Sie einen Farbdrucker verwenden. Monochrom-Drucker verkaufen sich immer noch überraschend gut, weil sie die laufenden Kosten senken, aber denken Sie daran, dass Sie wahrscheinlich viele Jahre lang an dem Drucker hängen bleiben, den Sie wählen. Wenn Sie die Möglichkeit benötigen, in Zukunft Farbe zu drucken, müssen Sie eine andere Quelle finden.
Funktionen des Business-Druckers
Eines der ersten Dinge, die Sie bei den Funktionen beachten sollten, ist, ob Sie einen Multifunktionsdrucker (MFP) benötigen. Wie es klingt, tun Single-Funktions-Drucker eines: Dokumente drucken. MFPs sind für viele andere Aufgaben geeignet, einschließlich Scannen, Kopieren, Versenden von E-Mails und Konvertieren von Dokumenten. Unterschiedliche Modelle kombinieren verschiedene Merkmale.
MFPs sind kostengünstig, da Sie nicht mehrere Maschinen kaufen müssen und weniger Platz benötigen. Sie helfen, das Dokumentenmanagement und den Geschäftsablauf zu optimieren, da Sie Dokumente vom selben Gerät aus faxen, scannen und per E-Mail versenden können. Allerdings sind sie teurer. Und wenn eine Person das Gerät beispielsweise zum Drucken verwendet, muss ein anderer Mitarbeiter warten, um ein Fax zu senden, eine Kopie zu erstellen usw.
Als nächstes sollten Sie die Druckgeschwindigkeit und das Druckvolumen berücksichtigen, die einen erheblichen Einfluss auf den Preis haben. Im Allgemeinen sind Druckgeschwindigkeiten von weniger als 20 Seiten pro Minute (ppm) für Büroumgebungen zu langsam; Geschwindigkeiten von 20 ppm bis 40 ppm reichen für die meisten Büros aus; und Geschwindigkeiten über 40 ppm sind ideal für den Einsatz in großen Mengen. Einige der fortschrittlichsten Maschinen erreichen 100 ppm, obwohl dies weit mehr ist, als die meisten kleinen Unternehmen benötigen. Das Druckvolumen kann von Basismodellen mit nur 100 Blatt im Fach und 250 Blatt in der Kassette bis hin zu MFPs mit 500 Blatt im Fach und 2.000 Blatt oder mehr in zwei oder mehr Kassetten reichen.
Auch das Gedächtnis ist ein wichtiger Aspekt. Die meisten Office Printer reichen von 64 MB bis 256 MB RAM, obwohl einige High-End Printer es Ihnen ermöglichen, bei Bedarf später zusätzlichen Speicher hinzuzufügen.
Weitere Funktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind unter anderem:
Automatischer zweiseitiger Druck – Auch bekannt als Duplexdruck, Druck auf beiden Seiten des Papiers, ohne das Gerät neu zu laden.
Automatische Dokumentzuführung (ADF) – Scannen, Kopieren, E-Mail- und Faxdokumente mit mehreren Seiten.
Multifunktionale Fächer – Drucken Sie auf Spezialpapier wie Umschlägen, Postkarten, Visitenkarten, Broschüren und großem Papier.
Dots per inch (dpi) – Die Anzahl der Punkte pro Quadratzoll, die der Drucker auf einem Blatt Papier aufnehmen kann. Je höher die Zahl, desto schärfer werden Dokumente und Bilder.
USB- und Kartenleser zum Drucken ohne Computer.
Interaktive Touchscreen-Bedienelemente für einfache und komfortable Bedienung.
Energy Star-Konformität für reduzierte Betriebskosten.
Netzwerkoptionen
Die gemeinsame Nutzung eines Druckers durch möglichst viele Mitarbeiter ist praktisch und wirtschaftlich sinnvoll. Dazu muss der Drucker mit Ihrem Büronetzwerk verbunden sein, so dass Benutzer von ihren jeweiligen Desktops, Laptops, mobilen Geräten und manchmal auch per Fernzugriff auf ein einzelnes Gerät drucken können.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Laserdrucker an Ihr Büronetzwerk anzuschließen: Kaufen Sie einen Drucker mit integrierten Netzwerkfunktionen oder schließen Sie einen Drucker an einen dedizierten Druckserver an. Drucker mit integrierten Funktionen sind einfacher anzuschließen, werden aber wahrscheinlich mehr kosten. So oder so, Sie können entweder einen externen Anbieter für die Einrichtung beauftragen (falls dieser nicht im Kauf- oder Mietpreis enthalten ist) oder sich auf Ihr internes IT-Personal verlassen (falls vorhanden).
Viele Büros benötigen mehr als einen Drucker. Nur so viele Mitarbeiter können sich auf denselben Drucker verlassen, ohne in einen Stau zu geraten, so dass Unternehmen sich oft dafür entscheiden, einen Laserdrucker für jede Abteilung, Gruppe oder jedes Team zu kaufen. Separate Drucker können sich im selben Netzwerk befinden, so dass die Mitarbeiter zwischen ihnen hin und her wechseln können. Dies ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter z.B. von einem monochromen Gerät zu einem Farbgerät wechseln müssen. Sie können auch Teilnetze verwenden, die bestimmten Benutzern den Zugriff auf nur bestimmte Drucker ermöglichen. Diese werden manchmal verwendet, um den Zugang zu Farbdruckern einzuschränken oder einzuschränken, weil ihre Betriebskosten so viel höher sind.
Kosten für Geschäftsdrucker
Ah, die magische Frage: Wie viel muss ich ausgeben? Dies ist eine schwierige Frage, ohne die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu kennen, aber wir geben Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon, was Sie erwartet.
Sie können einen einfachen Heimdrucker für weniger als $100 in diesen Tagen kaufen, aber erwarten Sie nicht, dass die Preise für Geschäftsdrucker vergleichbar sind. Drucker in Geschäftsqualität sind weitaus fortschrittlicher und anspruchsvoller, und der Preis spiegelt dies wider.
Einfache Tintenstrahldrucker, die für sehr kleine Unternehmen entwickelt wurden, beginnen im Bereich von 150 bis 300 US-Dollar, aber diese sind nicht robust genug für die meisten Büros. Sicher, sie sind eine Option, wenn Sie mit einem sehr begrenzten Budget arbeiten, aber sie berücksichtigen auch die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Tintenersatz. Ab einem bestimmten Druckvolumen übersteigen die Kosten für einen kostengünstigen Inkjet plus die Tintenkosten den Kauf eines teureren Laserdruckers mit niedrigen laufenden Kosten.
Die einfachsten Farblaserdrucker beginnen bei 300 US-Dollar, aber Modelle, die für kleine bis mittlere Büros geeignet sind, kosten in der Regel 750 bis 3.000 US-Dollar. High-End-Laserdrucker mit Netzwerkfähigkeiten kosten oft 5.000 bis 10.000 US-Dollar oder mehr.
Leasing vs. Kaufen
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Drucker zu mieten, anstatt sie sofort zu kaufen. Dies spart im Voraus Kosten – Sie zahlen wenig oder gar nichts – und es ermöglicht Ihnen, die Maschine alle paar Jahre gegen ein neueres oder besser geeignetes Modell einzutauschen. Sie würden natürlich keinen 300 $ Tintenstrahldrucker leasen, aber es beginnt Sinn zu machen, wenn Sie über Laserdrucker sprechen, die Tausende oder Zehntausende von Dollar kosten. Eines ist jedoch zu beachten: Leasing ist aufgrund der Leasing-/Finanzierungskosten langfristig teurer.
Die Leasingzahlungen verteilen sich auf einen Zeitraum von 12 bis 60 Monaten. Je länger die Mietdauer, desto geringer sind Ihre monatlichen Zahlungen.
Wartung und Service des Druckers
Laserdrucker erfordern regelmäßige Wartung, einschließlich Reinigung, Inspektion und Austausch von abgenutzten und defekten Teilen. Regelmäßige Wartung hilft, unerwartete Ausfälle zu vermeiden und verlängert die Lebensdauer Ihrer Maschine.
Die meisten Hersteller und Verkäufer bieten Wartungs- und Serviceverträge gegen Aufpreis an. Diese decken in der Regel die Kosten für Bürobesuche für regelmäßige Wartung und Instandhaltung sowie Ersatzteile wie Toner und Fässer. Einige Verkäufer berechnen einen festen Jahrespreis, während andere ihre Pläne auf der Grundlage Ihres Druckvolumens bewerten. Ein Standardpreis, basierend auf dem Druckvolumen, beträgt 1 oder 2 Cent pro Seite. Viele Hersteller bieten Rabatte an, wenn Sie den Plan beim Kauf der Maschine kaufen, anstatt bis zum Ablauf der Garantie zu warten, oder wenn Sie für mehrere Jahre im Voraus bezahlen. Beachten Sie auch, dass der Preis für Servicepläne nach Ablauf der Garantiezeit steigt, da Sie den Verkäufer bezahlen müssen, um sicherzustellen, dass die Maschine in gutem Zustand ist.
Sie müssen keinen Servicevertrag abschließen – ein Verkäufer sollte Sie nicht zwingen – aber es ist klug. Sie müssen sich in der Zukunft nicht mit unerwarteten Reparaturkosten herumschlagen und erhalten wahrscheinlich einen schnelleren Service, wenn die Maschine ausfällt.
Bevor Sie einen Servicevertrag abschließen, lesen Sie das Kleingedruckte, um genau zu erfahren, was es beinhaltet. Einige decken nicht das ab, was als Routinewartung gilt, und die Definition davon kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Andere decken keine Gegenstände wie z.B. Toner ab. Scheuen Sie sich nicht, detaillierte Fragen zu stellen. Wie geht man bei einem Ausfall des Druckers vor, um einen Serviceabruf anzufordern? Wie lange dauert es, bis ein Techniker eintrifft? Werden Teile und Komponenten auf Lager gehalten, um den Reparaturprozess zu beschleunigen?
Wie Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget einschätzen können
Bevor Sie mit dem Einkauf beginnen, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu ermitteln – was soll der Drucker tun? Wie viele Leute werden es benutzen? Ist Geschwindigkeit wichtiger, oder würden Sie die Druckqualität in den Vordergrund stellen? Werden Sie den Drucker für grundlegende Dokumente wie Tabellenkalkulationen und Word-Dateien verwenden, oder werden Sie Dokumente drucken, die Grafiken und Fotos enthalten?
Identifizieren Sie, wie der Drucker verwendet wird, und erstellen Sie dann eine Liste Ihrer wichtigsten Prioritäten und unverzichtbaren Funktionen. Die Liste muss kein A und O sein. Die Chancen stehen gut, dass Sie später im Prozess auf andere Funktionen und Prioritäten stoßen werden. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, Ihre Bedürfnisse im Voraus einzuschätzen, wird es einfacher, die unzähligen verfügbaren Optionen zu durchsuchen, und es hilft den Anbietern, die Typen und Modelle zu empfehlen, die am besten für Ihr Unternehmen geeignet sind.
Berücksichtigen Sie auch Ihr Budget. Was sind Sie bereit und/oder in der Lage, auszugeben? Entwickeln Sie ein ideales Sortiment und dann eine Obergrenze – ein Preis, der Ihre absolute Grenze ist. Beachten Sie jedoch, dass Business-Drucker eine wichtige Investition sind, da sie für die täglichen Funktionen entscheidend sind. Das billigste Modell auf dem Markt bietet oft nicht den besten Knall für Ihr Geld auf lange Sicht. Du willst deine Mittel nicht überschreiten, aber du willst auch nicht, dass der Kauf später bereut wird.
Auswahl eines Lieferanten
Ihre letzte Aufgabe ist die Auswahl eines Verkäufers. Einige Anbieter verkaufen mehrere Marken, andere arbeiten direkt für einen einzigen Hersteller. Es spielt keine Rolle, welche Sie wählen, solange Sie einen seriösen Verkäufer wählen, der sich die Zeit nimmt, Ihre Bedürfnisse vollständig zu verstehen, anstatt auf den höchsten Verkauf zu drängen.
Einige zusätzliche Tipps:
Achten Sie auf Verkaufstaktiken – Suchen Sie nach Verkäufern, die Sie über alle verfügbaren Optionen informieren. Seien Sie vorsichtig bei jedem, der versucht, Produkte zu vermarkten, die über das hinausgehen, was Sie brauchen. Vorschläge zu machen ist großartig, aber zu aggressiv zu sein ist nicht in Ordnung.
Fragen Sie nach Referenzen – Jeder seriöse Anbieter sollte bereit sein, Referenzen von Kunden zu liefern, die das gleiche Modell gekauft haben, das Sie in Betracht ziehen. Sprich mit diesen Kunden, um herauszufinden, ob sie nicht nur mit dem Modell, sondern auch mit dem Kundenservice zufrieden sind. Hat das Unternehmen beispielsweise schnell auf Serviceanfragen reagiert?
Fordern Sie einen Test vor Ort an – insbesondere mit teuren Maschinen, scheuen Sie sich nicht, einen Test vor Ort zu beantragen. Es geht nichts über die Verwendung einer Maschine, um zu beurteilen, ob sie gut passt. Ist der Drucker benutzerfreundlich? Sind Sie mit den Funktionen, der Druckqualität und der Druckgeschwindigkeit zufrieden?
Schauen Sie sich um – Treffen Sie sich mit mehreren Anbietern, bevor Sie einen auswählen, um Referenzen, Preise und Servicequalität zu vergleichen. Über den Preis hinaus werden Sie überrascht sein, wie viel Sie allein durch ein persönliches Gespräch über ein Unternehmen oder einen Verkäufer erfahren können. Man wird sich wahrscheinlich am besten von der Masse abheben.