Sie können Dokumente in Word einfach vergleichen, um Änderungen zwischen ihnen zu notieren. Eine der am häufigsten ausgeführten Aufgaben in der Rechtsberufe ist die Erstellung eines Legal Blackline Document. Die Begriffe „Redlining“ oder „Dokumentenvergleich“ sind zwei weitere Möglichkeiten, um darauf hinzuweisen. Wenn Sie zwei Word Dokumente vergleichen nachdem Sie Word Formel einfügen, können Sie nur den geänderten Inhalt zwischen den beiden Kopien in einem dritten, separaten Dokument anzeigen.
Viele Juristen nutzen diese Funktion bei der Vertragsprüfung, um die Änderungen zwischen zwei Kopien eines Vertrags zu vermerken. Auf diese Weise können Sie mehrere Kopien eines Rechtsdokuments erstellen und vergleichen und Änderungen zwischen dem Original, dem ersten Entwurf, dem zweiten Entwurf usw. feststellen. Auf diese Weise können Sie alle Kopien der Entwürfe für historische Zwecke aufbewahren. Es zeigt auch die vorgenommenen Änderungen an und wer die Änderungen angefordert hat. Diese Lektion zeigt, wie Sie Dokumente in Word vergleichen können, um ein legales Schwarzdokument zu erstellen.
Wir erklären wie es geht…
Öffnen Sie zunächst die beiden zu vergleichenden Dokumente in Microsoft Word. Klicken Sie dann in der Buttongruppe „Vergleichen“ auf der Registerkarte „Prüfen“ in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Vergleichen“. Wählen Sie dann den Befehl „Vergleichen….“ aus dem Dropdown-Menü, das das Dialogfeld „Dokumente vergleichen“ öffnet.
Wählen Sie im Dialogfenster „Dokumente vergleichen“ aus dem Dropdown-Menü „Originaldokument“ den Namen des Originaldokuments aus. Wenn Sie das Originaldokument nicht vor dem Öffnen des Dialogfensters „Dokumente vergleichen“ geöffnet haben, können Sie das zu verwendende Dokument auswählen, indem Sie entweder auf die Schaltfläche „Öffnen“ klicken, die als Ordnersymbol am rechten Ende des Dropdown-Menüs erscheint, oder indem Sie den Befehl „Durchsuchen….“ aus der Liste der Dokumentenauswahlen im Dropdown-Menü auswählen. Microsoft Word zeigt dann das Dialogfeld „Öffnen“ an, mit dem Sie das Originaldokument finden und öffnen können.
Verwenden Sie anschließend die Dropdown-Liste „Überarbeitetes Dokument“, um den Namen der überarbeiteten Kopie des Dokuments aus dem Dropdown-Menü auszuwählen. Sie können auch die Schaltfläche „Öffnen“ oder den Befehl „Durchsuchen…“ mit der Dropdown-Liste „Überarbeitetes Dokument“ verwenden, ebenso wie mit der Dropdown-Liste „Originaldokument“, wenn Sie das überarbeitete Dokument nicht vor dem Öffnen des Dialogfensters „Dokumente vergleichen“ geöffnet haben.
Geben Sie anschließend unter dem Dropdown-Menü „Revidiertes Dokument“ bei Bedarf den Namen ein, mit dem Änderungen im resultierenden legalen Schwarzspurdokument beschriftet werden sollen, und zwar in das Textfeld „Label changes with“.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Mehr >>“, um alle Optionen zur Erstellung des legalen Schwarzdokuments am unteren Rand des Dialogfensters anzuzeigen. Alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden als neue Standardeinstellungen für die zukünftige Erstellung eines legalen Schwarzdokuments gespeichert. Standardmäßig zeigt Word Änderungen auf „Wortebene“ in einem „Neuen Dokument“ an. Dies sind die empfohlenen Einstellungen. Sie haben jedoch die Flexibilität, diese bei Bedarf zu ändern. Nachdem Sie die Einstellungen überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „<<< Less“, um die Optionen einzustellen und wieder auszublenden.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“ im Dialogfeld „Dokumente vergleichen“, um die Dokumente zu vergleichen und das resultierende legale Blackline-Dokument in Microsoft Word zu erstellen. Das Originaldokument und das überarbeitete Dokument erscheinen ebenfalls auf der rechten Seite des Bildschirms. Das verglichene Dokument erscheint in der Mitte des Bildschirms. Alle Revisionen werden im Bereich „Revisionen“ auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt.
Dokumente in Word vergleichen: Anweisungen
- um Dokumente in Word zu vergleichen, öffnen Sie die beiden zu vergleichenden Dokumente.
- klicken Sie auf die Registerkarte „Review“ in der Multifunktionsleiste.
- klicken Sie dann in der Buttongruppe „Vergleichen“ auf die Dropdown-Schaltfläche „Vergleichen“.
- Wählen Sie den Befehl „Vergleichen…“ aus dem Dropdown-Menü, um das Dialogfeld „Dokumente vergleichen“ zu öffnen.
- Wählen Sie den Namen des Originaldokuments aus dem Dropdown-Menü „Originaldokument“.
- Wenn Sie vergessen haben, das Originaldokument zu öffnen, bevor Sie das Dialogfeld „Dokumente vergleichen“ öffnen, wählen Sie das Dokument aus, indem Sie entweder auf die Schaltfläche „Öffnen“ am rechten Ende des Dropdown-Menüs klicken oder den Befehl „Durchsuchen…“ aus dem Dropdown-Menü wählen.
- dann im erscheinenden Dialogfeld „Öffnen“ das Originaldokument suchen und öffnen.
- verwenden Sie die Dropdown-Liste „Überarbeitetes Dokument“, um den Namen der überarbeiteten Kopie des Dokuments aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.
- Sie können auch die Schaltfläche „Öffnen“ oder den Befehl „Durchsuchen…“ mit der Dropdown-Liste „Überarbeitetes Dokument“ verwenden, wenn Sie vergessen haben, das überarbeitete Dokument zu öffnen, bevor Sie das Dialogfeld „Dokumente vergleichen“ öffnen.
- Geben Sie unter der Dropdown-Liste „Überarbeitetes Dokument“ bei Bedarf den Namen ein, unter dem Änderungen im resultierenden legalen Schwarzdokument mit einem Label versehen werden sollen, und zwar in das Textfeld „Label changes with“.
- Um alle Optionen für den Dokumentenvergleich am unteren Rand des Dialogfensters anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr >>“.
- alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden in Zukunft als neue Standardeinstellungen gespeichert.
- Um die Optionen einzustellen und wieder auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „<<< Less“.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
- Das Originaldokument und das überarbeitete Dokument erscheinen auf der rechten Seite des Bildschirms.
- Das verglichene Dokument erscheint in der Mitte des Bildschirms.
- alle Änderungen werden im Bereich „Revisionen“ auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt.